Politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal

SC EXPRESS DIESEL SRL duce o politica stricta de respectare a confidentialitatii datelor clientilor; se angajeaza sa nu transmita datele personale ale clientilor catre terti si sa le foloseasca numai in scopul pentru care au fost introduse (efectuarea comenzii, comunicari comerciale, newsletter). SC EXPRESS DIESEL SRL nu incurajeaza SPAM-ul, nu furnizeaza adresa dumneavoastra de e-mail unor terti (persoane fizice sau juridice), nu vinde, nu ofera, nu face schimb de adrese e-mail obtinute prin intermediul acestui site, nu divulga adresa dumneavoastra de email altor persoane care acceseaza paginile acestui site, fara acordul dumneavoastra explicit.

SC EXPRESS DIESEL SRL , societate comerciala romana , cu sediul in  Romania, Sos. Alexandriei, nr.199F , Bucuresti, Sector 5, inregistrata in Registrul Comertului sub nr. J40/1943/2000, cod unic de inregistrare 12734370, atribut fiscal RO, capital social subscris si varsat 1.580.000 lei, in calitate de Operator de date cu caracter personal, prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal cu buna credinta si in realizarea scopurilor specificate in prezenta Nota de informare, in conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date („Legea nr. 677/2001”) si ale Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE („Regulamentul”).

Aceste date cu caracter personal, apartinand dumneavoastra in calitate de client sau reprezentant al clientului, respectiv persoana vizata, le furnizati societatii noastre la data crearii contului pe pagina de internet a companiei ( www.expressdiesel.ro), la data lansarii/incheierii comenzii si/sau contractului de prestari servicii sau livrare marfa si/sau la data formularii unei cereri prin care se solicita prestarea unor servicii de catre societatea noastra si/sau pe parcursul derularii relatiei contractuale.

CE INSEAMNA PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE?

Prelucrarea inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra Datelor personale sau asupra seturilor de Date personale, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea. Operatorul aplica cu privire la prelucrarea Datelor Personale masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a proteja aceste date impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, precum si impotriva oricarei alte forme de prelucrare ilegala. Datele Personale sunt prelucrate in mod individual, in considerarea temeiurilor legale aplicabile. In situatia in care operatiunea de prelucrare a Datelor personale se intemeiaza pe acordul Persoanei vizate, acesta este obtinut de catre operator printr-un document separat in conditiile Regulamentului.

CARE SUNT PRINCIPIILE DE PRELUCRARE A DATELOR PERSONALE?

In prelucrarea Datelor personale, Operatorul si persoanele imputernicite de aceasta, respecta intocmai principiile de prelucrare a datelor prevazute de art. 5 din Regulament, astfel:

a) legalitate, echitate si transparenta – Datele personale sunt prelucrate in mod legal, corect si transparent, Persoana vizata fiind informata cu privire la existenta unei operatiuni de prelucrare si la scopurile acesteia legitime, stabilite pe criterii de echitate fata de drepturile si interesele fundamentale ale Persoanei vizate;

b) limitarea scopului operatiunii de prelucrare – Datele personale se colecteaza de catre Operator in scopuri determinate, explicite si legitime si nu se prelucreaza ulterior pentru scopuri aditionale care nu sunt compatibile cu aceste scopuri;

c) proportionalitatea si reducerea la minim – Datele personale se prelucreaza de o maniera adecvata, relevanta si limitata la necesitatea de a realiza scopurile legitime si precis determinate pentru care sunt prelucrate;

d) exactitatea si actualizarea – Datele personale prelucrate sunt exacte si, in cazul in care este necesar, acestea sunt actualizate; in acest sens, Operatorul ia toate masurile necesare pentru a se asigura ca Datele personale care sunt inexacte, avand in vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt sterse sau rectificate fara intarziere;

e) limitarea stocarii – Datele personale sunt pastrate intr-o forma care permite identificarea Persoanelor vizate pentru o perioada care nu depaseste perioada necesara pentru scopurile pentru care sunt prelucrate Datele personale;

f) integritatea si confidentialitatea – Datele personale sunt prelucrate in conditii de securitate adecvate, astfel incat sa se asigure protectia acestora impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale, respectiv impotriva pierderii, distrugerii sau deteriorarii accidentale a Datelor personale.

CE DATE PRELUCRAM ?

In functie de produsele si serviciile pe care le-ati achizitionat de la Companie , DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE sunt urmatoarele:

a)      numele si prenumele, CNP/NIF, seria, numarul si emitentul actului de identitate, adresa de domiciliu/resedinta/ livrare, numarul de telefon, e-mailul, date bancare (banca, cont bancar).

b)      date privind autovehiculul detinut: nume prenume proprietar, adresa proprietar, tip auto, marca, model, numar inmatriculare, serie de sasiu, capacitate cilindrica, putere, an fabricatie, kilometraj.

In cazul in care bunurile sau serviciile sunt achizitionate de dumneavoastra direct de la sediul nostru, mentionam ca locatia este monitorizata video in conformitate cu prevederile legale privind protejarea bunurilor si persoanelor. In acest caz sunt prelucrate pe langa datele mentionate mai sus si imaginea dumneavoastra, a insotitorilor dumneavoastra si a autovehiculului cu care patrundeti in incinta unitatii noastre.

SCOPURILE PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal sunt prelucrate de catre Companie in urmatoarele SCOPURI:

a)      incheierea si desfasurarea relatiei contractuale cu compania, pe baza cererii dumneavoastra de furnizare a serviciilor si produselor companiei (de exemplu: creare cont, procesare comenzi, livrare produse, retur produse, comunicare program de lucru, etc.);

b)    raportarea catre institutiile statului conform obligatiilor legale si pentru indeplinirea activitatilor aferente controalelor autoritatilor, cum ar fi ANAF, ANPC, RAR, ANSPDCP etc.;

c)      recuperarea creantelor, executarea silita a sumelor datorate companiei in cazul neachitarii acestora;

d)      monitorizarea, securitatea si paza persoanelor, spatiilor, bunurilor, prin camerele video amplasate in incinta companiei conform obligatiei legale;

e)      pentru trimiterea de newsletter-uri/alte comunicari comerciale, pentru promovarea produselor/serviciilor Companiei, prin utilizarea mijloacelor de comunicare, respectiv email, sms, telefonic, in cazul in care ati exprimat un astfel de acord ;

TEMEIURILE LEGALE PENTRU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal sunt prelucrate de catre Companie in baza urmatoarelor TEMEIURI legale:

a)      in baza consimtamantului dumneavoastra (ex. pentru newsletter-uri sau comunicari comerciale etc.), in temeiul art. 6 alin. (1) lit. a) din Regulament;

b)      pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract (ex. furnizarea produsului sau serviciului solicitat, comunicarea cu persoana vizata in vederea executarii contractului, livrarea prin curierat a produselor, comunicarea programului de lucru etc.), in temeiul art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulament;

c)      in vederea indeplinirii unei obligatii legale care ii revine Companiei (ex. efectuarea raportarilor catre autoritatile competente, intocmirea si pastrarea/arhivarea documentelor financiar contabile (ex:facturi) conform legii etc.), in temeiul art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament;

d)      in scopul intereselor legitime urmarite de Companie (ex. recuperarea creantelor aferente relatiei contractuale incheiate, asigurarea securitatii persoanelor si bunurilor etc.), dar avand in vedere protejarea intereselor, drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanei vizate, in temeiul art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulament.

TERMEN DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pe urmatoarele perioade de timp:

a)      pe durata de valabilitate a contractelor/comenzilor-contract incheiate cu Compania, la care se adauga 10 ani de la incetarea relatiei contractuale pentru pastrarea documentelor financiar-contabile conform legii si inca 10 ani pentru arhivarea acestora conform procedurilor interne ale companiei, daca printr-o prevedere legala aplicabila nu este necesara pastrarea pe o perioada mai mare,

b)     in cazul in care nu s-a incheiat o relatie contractuala cu dumneavoastra, pe o durata de 10 ani de la data intocmirii documentelor financiar-contabile (ex:facturi) conform legislatiei privind intocmirea si pastrarea documentelor financiar contabile la care se adauga inca 10 ani pentru arhivarea acestora conform procedurilor interne ale companiei,

c)      prelucrarea Datelor personale prin inregistrarea imaginilor captate de camerele video sunt pastrate pe o perioada de 21 de zile de la data inregistrarii acestora, cu exceptia cazului in care exista temeiuri legale justificative pentru a fi pastrate pe o perioada mai indelungata,

d)      daca prelucrarea este efectuata in scop de trimitere newsletter-uri/comunicari comerciale – pe perioada valabilitatii consimtamantului persoanei vizate. In situatia in care va retrageti consimtamantul, datele dumneavoastra nu vor mai fi prelucrate in acest scop, din momentul retragerii consimtamantului.

CATRE CINE TRANSMITEM DATELE CU CARACTER PERSONAL ?

Datele cu caracter personal pot fi transmise catre persoana vizata, reprezentantii persoanei vizate, alte companii din acelasi grup cu Compania, societati de asigurare, partenerii contractuali (ex. avocati, consultanti, contabili, auditori etc.), furnizorii Companiei de servicii (ex. IT, arhivare, printare, curieri etc.), tinuti de obligatia de confidentialitate.

De asemenea, datele cu caracter personal pot fi dezvaluite catre autoritatile de stat conform competentelor acestora si a legislatiei aplicabile (ex. ANAF, RAR, ANPC, ANSPDCP etc.)

Datele transmise tertilor vor fi adecvate, pertinente si neexcesive prin raportare la scopul in care au fost colectate si care permite transmiterea catre un anumit tert.

Necesitatea prelucrarii datelor cu caracter personal:

In situatia in care refuzati sa comunicati datele pentru scopurile stipulate la literele a) – d) de mai sus, Compania va fi in imposibilitatea de a initia raporturi juridice cu dumneavoastra, intrucat nu va putea respecta cerintele legale in domeniul fiscal (ex. emiterea documentelor fiscale, arhivarea acestora pe perioada prevazuta de lege etc.), inclusiv de a analiza cererea privind prestarea unor servicii de catre Companie sau livrarea de bunuri, de a incheia/derula/executa contractul solicitat de dumneavoastra.

In situatia in care nu sunteti de acord cu prelucrarea datelor in scopul trimiterii de newsletter-uri/comunicari comerciale, relatia contractuala dintre dumneavoastra si Companie nu va fi afectata in niciun fel.

CARE SUNT DREPTURILE DUMNEAVOASTRA ?

In calitate de persoana vizata, aveti urmatoarele DREPTURI cu privire exclusiv la datele dumneavoastra:

a) dreptul de acces la date;

Puteți să ne cereți:

  • să confirmăm dacă vă prelucrăm datele cu caracter personal;
  • să vă punem la dispoziție o copie a acestor date;
  • să vă oferim alte informații despre datele dvs. cu caracter personal, cum ar fi datele pe care le avem, la ce le folosim, cui i le divulgăm, dacă le transferăm în străinătate și cum le protejăm, cât timp le păstrăm, ce drepturi aveți, cum puteți face o plângere, de unde am obținut datele dvs., în măsura în care informațiile nu v-au fost deja furnizate prin această informare.

b) dreptul de rectificare a datelor;

Ne puteți cere să rectificăm sau să completăm datele dvs cu caracter personal inexacte sau incomplete.Este posibil să încercăm să verificăm exactitatea datelor înainte de rectificarea acestora.

c) dreptul de stergere a datelor;

Ne puteți cere să vă ștergem datele cu caracter personal, dar numai în cazul în care:

  • acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate; sau
  • v-ați retras consimțământul (în cazul în care prelucrarea datelor se baza pe consimțământ); sau
  • dați curs unui drept legal de a vă opune; sau
  • acestea au fost prelucrate ilegal; sau
  • ne revine o obligație legală în acest sens.

Nu avem obligația de a ne conforma solicitării dvs. de ștergere a datelor dvs. cu caracter personal în cazul în care prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal este necesară:

  • pentru respectarea unei obligații legale; sau
  • pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Există anumite alte circumstanțe în care nu suntem obligați să respectăm solicitarea dvs. de ștergere a datelor, deși acestea două sunt cele mai probabile circumstanțe în care v-am putea refuza această solicitare

Sa aveti in vedere ca in cazul solicitatii stergerii datelor cu caracter personal, veti pierde toate informatiile existente in contul dumneavoastra online de pe site-ul societatii noastre si vom fi in imposibilitate de a vi le pune la dispozitie, dupa caz, deoarece procesul de stergere a datelor, respectiv a contului online, cu toate datele si documentele aferente acestuia, este un proces ireversibil.

d) dreptul la restrictionarea datelor;

Ne puteți cere să restricționăm prelucrarea datelor cu caracter personal, dar numai în cazul în care:

  • acuratețea lor este contestată (a se vedea secțiunea de rectificare), pentru a ne permite să verificăm acuratețea acestora; sau
  • prelucrarea este ilegală, dar nu doriți ca datele să fie șterse; sau
  • acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate, dar dvs aveți nevoie de ele pentru a constata, a exercita sau a apăra un drept în instanță; sau
  • v-ați exercitat dreptul de a vă opune, iar verificarea dacă drepturile noastre prevalează este în desfășurare.

Putem continua să folosim datele dvs. cu caracter personal în urma unei solicitări de restricționare, în cazul în care:

  • avem consimțământul dvs.; sau
  • pentru a constata, exercita sau asigura apărarea unui drept în instanță; sau
  • pentru a proteja drepturile companiei noastre sau ale altei persoane fizice sau juridice.

e) dreptul la portabilitatea datelor;

Ne puteți cere să vă furnizăm datele cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, sau puteți solicita ca acesta să fie „portat” direct către un alt operator de date, dar în fiecare caz numai dacă:

• prelucrarea se bazează pe consimțământul dvs. sau pe încheierea sau executarea unui contract cu dvs; și

• prelucrarea se face prin mijloace automate.

f) dreptul de a obiecta;

Vă puteți opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor dvs. cu caracter personal în temeiul interesului nostru legitim, în cazul în care considerați că drepturile și libertățile dvs. fundamentale prevalează față de acest interes.

De asemenea, vă puteți opune oricând prelucrării datelor dvs. în scop de marketing direct (inclusiv crearea de profiluri), fără a invoca vreun motiv, caz în care vom înceta în cel mai scurt timp posibil această prelucrare.

g) dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automatizate, inclusiv profilare;

Puteți cere să nu faceți obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, dar numai atunci când decizia respectivă:

  • produce efecte juridice cu privire la dvs.; sau
  • vă afectează în alt mod similar și într-o măsură semnificativă.

Acest drept nu se aplică în cazul în care decizia la care s-a ajuns în urma luării automate a deciziilor:

  • ne este necesară pentru a încheia sau a derula un contract cu dvs.;
  • este autorizată prin lege și există garanții adecvate pentru drepturile și libertățile dvs.; sau
  • se bazează pe consimțământul dvs. explicit.

h) dreptul de a va adresa Autoritatii Nationale pentru Supravegherea Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal si justitiei.

Aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal. În România, datele de contact ale autorității de supraveghere pentru protecția datelor sunt următoarele:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, Romania

Telefon: +40.318.059.211 sau +40.318.059.212;

E-mail:anspdcp@dataprotection.ro

Mentionam ca, potrivit art. 7 alineat 3 din Regulament, aveti dreptul de a va retrage oricand consimtamantul acordat pentru trimiterea de newsletter-uri sau comunicari comerciale.

Mentionam de asemenea ca , potrivit art.15 alin.4 din Regulament, cererea de a obține o copie a datelor cu caracter personal ale dumneavoastra poate fi onorata doar in situatia in care aceasta nu aduce atingere drepturilor și libertăților altora.

Pentru  exercitarea acestor drepturi sau pentru orice alta solicitare legata de datele dvs. cu caracter personal, va puteti adresa cu o cerere scrisa, datata si semnata, transmisa catre Responsabilul cu Protectia Datelor cu Caracter Personal din cadrul SC EXPRESS DIESEL SRL la adresa: Sos. Alexandriei, nr.199F, sector 5, Bucuresti, cod postal 051529, sau pe email la dpo@expressdiesel.ro .

In cazul in care veti adresa o solicitare privind exercitarea drepturilor dvs. privind protectia datelor, Compania va raspunde acestei solicitari in termen de 30 de zile in conditiile prevazute de Regulament.

In conformitate cu prevederile Regulamentului, termenul de raspuns mentionat mai sus poate fi prelungit cu cel mult 2 luni in situatia in care este necesar, tinandu-se cont de complexitatea si numarul cererilor, urmand sa va informam cu privire la acest aspect, daca va fi cazul.

Nu vom solicita o taxă pentru a vă exercita vreun drept în ceea ce privește datele dvs. cu caracter personal, cu excepția cazului în care solicitarea dvs. de acces la informații este nefondată, respectiv repetitivă sau excesivă, caz în care vom percepe o sumă rezonabilă în asemenea circumstanțe.  Vă vom informa despre orice onorarii aplicate înainte de a vă soluționa cererea.

Daca unele din datele despre dumneavoastra sunt incorecte, va rugam sa ne informati cat mai curand posibil pentru a remedia situatia, trimitand un email la adresa de email dpo@expressdiesel.ro sau prin posta la sediul societatii EXPRESS DIESEL SRL cu adresa in Sos. Alexandriei, nr.199F, sector 5, Bucuresti.